Afinal, O que é BPO?

BPO é a sigla para Business Process Outsourcing, que nada mais é do que a terceirização de atividades que não estão ligadas à parte central da empresa (core business), como serviços financeiros e de administração, reunindo em um só lugar processos, tecnologia de informação e gestão de empresas.

Praticamente todos os setores que você pode pensar em todo o mundo usam BPO como parte de seus modelos de negócios. Afinal, que empresa não quer aumentar a produtividade, reduzir custos e incrementar sua lucratividade, não é mesmo?

 

Mas de onde surgiu o BPO?

Durante o programa #50 do Pulso, que você pode ouvir no link acima, nossa convidada Renata Guimarães, da empresa Beemind – antiga Elo Gestão, comenta que a terceirização de forma geral já existe há tempos, e foi bastante utilizada durante a Segunda Guerra Mundial, na qual terceirizavam fabricação de armamentos.

Segundo Amiti e Wei (2004), a terceirização só foi mencionada em 1979, no contexto da indústria automobilística. O artigo, do Journal of the Royal Society of Arts, citou as decisões de representantes da indústria automobilística britânica de terceirizar algumas atividades para especialistas alemães.

A terceirização de serviços como é hoje, só aconteceu mais tarde, começando com terceirização de atividades legais e seguida pela terceirização de serviços de TI. No Brasil, a terceirização de áreas como financeiro, administrativo, RH entre outros, surgiu em meados de 2000, porém a busca por empresas que terceirizam esses serviços aumentou muito nos últimos 5 anos.

 

Por que o modelo BPO?

Cada vez mais o empresário necessita investir em sua administração, hoje mais do que nunca é imprescindível implantar um bom sistema ERP* e ter pessoas competentes para a gestão, mas nem sempre é possível fazer estes investimentos. Visando suprir esta necessidade das empresas, o BPO expandiu, principalmente para os pequenos e médios empreendimentos, por terem dificuldade em obter recursos para investimentos em ativos fixos. Custos que de alguma forma podem impactar nos preços finais de seus serviços e ou produtos, ou ainda diminuir seus lucros, hoje já bastante pressionados pela competitividade de mercado.

Quanto às projeções deste mercado, a Report Linker estima que deve atingir US $ 332.4 bilhões em 2025, impulsionado pelos benefícios de custo alcançados pela terceirização. Ainda, de acordo com um estudo realizado pela Grand View Research, o tamanho do mercado global de BPO deverá atingir US $ 405,6 bilhões até 2027, expandindo a uma taxa de crescimento anual de 8,0%.

Como comenta nossa convidada do Programa #50, o principal fator que incentiva as empresas a terceirizar suas atividades comerciais é busca frenética por redução de custos e competitividade entre empresas. Renata comenta ainda, que se estima que em torno de 3 a 6% da folha de pagamento é gasta com atividades administrativas que na maioria das vezes não trazem dinheiro para a empresa. Vale ressaltar que além da redução de custos, há outras vantagens.
 

Mas então, quais são as vantagens do BPO?

• ECONOMIA:

O custo é variável, com planos de honorários por serviço, em vez de modelos de custo fixo. Além disso, há economia com encargos trabalhistas, benefícios e treinamentos.

• MELHORIA CONTÍNUA:

A qualidade do trabalho será especializada e, portanto, melhor e mais ágil. E ainda algumas empresas oferecem serviços de monitoramento constante dos resultados.

• TEMPO OTIMIZADO:

Com a automatização de atividades através do BPO, sobra mais tempo e esforço para focar em processos que os distinguem no mercado, sem contar que o ambiente de trabalho deixa de estar sobrecarregado.

• FACILIDADES:

Não ter que lidar com faltas de colaboradores doentes, demissões ou período de férias. Ainda, elimina a necessidade de processos seletivos e de aumento de espaço de escritório, reduzindo ao máximo custos de infraestrutura, mão de obra e de processos de recrutamento.

 

E outro ponto a se considerar é a maior flexibilidade do uso dos recursos internos para funções essenciais ao negócio. Com o apoio das empresas de BPO, os gestores podem focar em controlar os pontos fortes e fracos ou supervisionar os colaboradores, de forma que priorizem as atividades relacionadas ao planejamento estratégico, visando seu crescimento.

 

Certo, agora que você entendeu as vantagens de serviços de BPO em geral, você pode se perguntar: Quais áreas da minha empresa posso terceirizar através do BPO?

Saiba que há diversos tipos de BPO que podem ser considerados para qualquer negócio, sendo os setores que possuem maior frequência de implementação de BPO listados a seguir:

• Financeiro
• Gestão fiscal
• Contabilidade
• Processos jurídicos
• Recursos Humanos
• Atendimento ao cliente
• Gestão e infraestrutura de TI
• Auditoria de processos e contas.

Selecionamos aqui os mais comuns para explicar mais profundamente sobre cada um deles. Começando pelo que mais cresce nos últimos anos, o BPO Financeiro.

 

O que é BPO Financeiro?

Sabe aquelas rotinas do setor financeiro que refletem na saúde financeira da empresa e rentabilidade do negócio? Não? Bom, o processo financeiro é o conjunto de atividades como:

• gestão de contas a pagar e receber,
• conciliação bancária,
• análise de fluxo de caixa,
• balanço financeiro,
• emissão de documentos fiscais e
• gestão de indicadores.

Então, uma empresa de BPO financeiro realiza todas essas atividades em nome da empresa contratante, passando a ser o suporte especializado para dar mais tranquilidade e garantir o pagamento dos dividendos sem atrasos ou erros. Um exemplo de empresa de BPO Financeiro é a própria Beemind, empresa parceira do Pulso.

 

E o BPO contábil?

Este, se configura pela execução de atividades como: 

• apuração de impostos,
• emissão de guias,
• entrega de obrigações fiscais,
• relatórios e demonstrativo contábeis,
• elaboração do balanço patrimonial,
• controle de vencimento de certidões e alvarás.

Em alguns casos, tanto a terceirização financeira quanto a contábil envolve o serviço de folhas de pagamento. Portanto é importante verificar quais serviços são oferecidos por cada empresa, antes de firmar contrato. Um exemplo de empresa de BPO contábil é a Pillati Contabilidade.

 

Existe BPO de TI?

Existe sim. E é muito comum, pois além de oferecer infraestrutura adequada, o BPO de TI oferece serviços de:

• instalação, suporte e manutenção de equipamentos e softwares,
• implementação de novas tecnologias, 
• serviço de segurança de dados e informação, 
• plano de backup e
• projetos de inteligência artificial.

Ainda, com a terceirização é garantido que o serviço seja executado por uma equipe preparada para atender as diferentes demandas que podem surgir. Serviços como Backup em nuvem e gerenciamento de servidores são oferecidos pela Platon.

 

E como é o BPO de RH?

Dentre as atividades que podem ser executadas no BPO de RH, estão:

• Apontamento de cartão ponto,
• Controle da folha de pagamento,
• Processos de recrutamento e seleção,
• Processos de admissão e demissão e
• Treinamentos e capacitações.

Empresas que oferecem BPO de RH permitem contratação e treinamento aos melhores profissionais do mercado, com maior agilidade nos processos. A Beemind também oferece serviços de BPO de RH.

Ok. Agora você já conhece os principais tipos de BPO e quais serviços eles oferecem. Então chega a hora de escolher a empresa a ser contratada, de acordo com sua necessidade. 

O que levar em conta na busca por empresas de BPO?

Há muitos detalhes para se considerar além do preço, sendo fundamentais esses 3 pilares: tecnologia, conhecimento e qualidade.

Ao escolher um provedor para suas necessidades de terceirização de processos, você pode seguir estas quatro etapas:

 

1. Mapeie seus processos e estabeleça suas necessidades 

Pense nos objetivos da empresa. O que você deseja realizar através do BPO? Quem essas decisões afetarão?
É terceirização de back office ou front office que lhe interessa? Quais processos de negócios específicos você deseja que os fornecedores gerenciem?
Essa fase é a etapa mais longa e, sem dúvida, a mais crítica para um negócio de terceirização. Use esse tempo para considerar os objetivos, benefícios e riscos de suas metas de BPO. Em seguida, comece a buscar por potenciais fornecedores para gerenciar suas necessidades de terceirização de processos.

 

2. Revise os possíveis fornecedores e entre em contato 

Agora você está pronto para buscar por uma empresa de BPO. Procure indicações com empresas parceiras e verifique as recomendações. Afinal, a melhor propaganda é de quem já é cliente, não é mesmo? Além disso, confira se o possível fornecedor de BPO oferece: consultoria para os procedimentos implementados e automatização de processos.

 

3. Escolha seu fornecedor

Aqui é a etapa de avaliar os prós e contras de cada parceiro de terceirização que você pesquisou, e escolher o que melhor se adapte às suas necessidades. 

IMPORTANTÍSSIMO! Vale a pena salientar aqui que os valores da empresa contratada devem estar alinhados com os seus, de forma a auxiliar na parceria de longa data e evitar problemas futuros.

 

4. Elabore o contrato

Nesse ponto, você pode começar a negociar um contrato. Reserve um tempo e uma contemplação adequados para concluir esse processo, pois ele ditará o futuro de suas operações terceirizadas.

Certifique-se de que todas as partes interessadas estejam a bordo e que você e o fornecedor tenham concordado com êxito em todos os termos do contrato.

 

O que podemos esperar para a indústria de BPO?

Tecnologias emergentes, como computação em nuvem, mídia social, software e automação estão sendo usadas pelos BPOs para reduzir custos e acelerar o crescimento.

Administração de dados simplificada, que pode permitir acesso mais rápido aos recursos da empresa para equipes remotas. A Integração entre dados e sistemas como CRM** e ERP*, por exemplo, agiliza na análise e tomada de decisões.

Maior transparência. O que também resulta em melhores parcerias entre clientes e fornecedores, o que leva à inovação nos negócios e melhores opções de investimento (devido ao acesso à informação).

**ERP é a sigla em inglês para Enterprise Resource Planning, que seria um sistema integrado de gestão empresarial, muito utilizado por empresas de BPO.

*CRM é a sigla em inglês para Customer Relationship Management, e resumidamente é um sistema para gerenciar as interações com clientes antigos, atuais e em prospecção.

 

Conclusão

Com o BPO, o empresário tem mais tempo para se dedicar ao crescimento dos negócios através da otimização de processos. Este mercado engloba a redução de custos de contratação de pessoal e tem a garantia de um serviço eficiente, feito por profissionais capacitados. Fica o alerta: antes de contratar uma empresa de BPO, faça sua pesquisa e confira o contrato de serviços que cada empresa oferece, para ter certeza de que está de acordo com o que sua empresa está precisando #ficaadica .